TATA CARA SURAT MENYURAT

SURAT MENYURAT

A. PENGERTIAN SURAT MENYURAT

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi ataupun kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi . secara singkat dapat ditemukan bahwa surat adalah alat komunikasi yang penrting salam tata kerja tata usaha, apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B. FUNGSI SURAT MENYURAT

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, selain itu juga dapat berfungsi sebagai:

Alat bukti tertulis : adanya hitam diatas putih yang berguna untuk menjadikan buti apabila terjadi perselisihan atau salah tafsir anatar kantor atau pejabat yang mengadakan korespondensi.
Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama .
Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktifitas suatu organisasi pada masa lalu.
Duta organisasi : suart dapat menceminkan keadaan mentalitas , jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan
Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan .

C. SYARAT-SYARAT DALAM SURAT MENYURAT

Jelas : Jelas disini berarti tulisan mudah dibaca dan mudah dipahami baik dari identitas si pengirim surat , nama dan alamat yang dituju , serta dari isi surat itu sendiri.

Benar : Benar disini bearti isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng) , serta mengunakan kosa kata yang baku.

Sopan : Sopan disini berarti mengunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
Singkat/ tidak terlalu bertele-tele : Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus di singkat-singkat , tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
Lengkap : Lengkap disini bearti maksud dan tujuan sudah terwakili atau tertuang semua didalam surat.
Menarik. : Menarik disni bukan bearti harus menggunakan kosakata seperti di iklan-iklan yang sering kita jumpai, tetapi kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.

D. BAGIAN-BAGIAN SURAT MENYURAT

Kepala surat/ kop surat.

Kepala surat atau yang sering disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak lepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi . bagian surat pertama ini berisi:

v Logo atau lambag dari sebuah instansi, lembaga , perusahaan atau organisasi

v Nama instansi , lembaga , perusahaan, atau organisasi tersebut.

v Alamat instansi ,lembaga, perusahaan , atau organisasi tersebut.

v Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Tempat dan tanggal surat.

Pencantuman temapt dan tanggal surat sendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tdak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis dikepala surat yang erupa alamat instansi.

Nomor surat.

Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan suart , kode surat, tanggal surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk memudahkan pengaturan baik untuk penyimpanan maupun penemuan kembali bila diperlukan, mengetahui jumlah surat yang diterima dan dikeluarkan, memudahkan pengklarifikasian surat berdasarkan isinya, dan penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat meyurat.

Lampiran .

Bagian lampiran merupakan bagiana penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atas dokumen yang dilampirkan maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

Hal atau perihal.

Hal atau perihal adlah bagian yang menunjukan pokok isi surat. Isi dari hal ini singkat saja , jika agak panjang bisa dijadikan dua atau tiga baris agar tidak menggangu format.

Alamat Dalam.

Penulisan alamat dalam dapat ditulis sbb :

v penulisan kata Yth. Mengikuti ornag yang dikirimi surat.

v Yang diberikan kata Yth. Adalah orangnya bukan lemabaga nya.

Salam Pembuka.

Salam pembuka berfungsi sebgai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital diawal dan diakhiri oleh tanda koma. Contoh :

v Dengan hormat,

v Salam pramuka,

v Asslamulaikum wr, wb.

Isi Surat.

Isi surat terdiri dari 3 bagian yaitu : bagian pembuka sebagai alenaia pertama yang berfungsi sebagai kata pengantar terhadap informasi yang disampaikan, bagian isi yang berisi informasi yang akan di sampaikan, dan bagian penutup yang berisi ucapan terima kasih dari penulis surat kepada pembaca surat.

Salam Penutup.

Penutupan surat biasanya menggunakan kata : “hormat saya, hormat kami, Wassalam”. Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka yang diawali oleh huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.